Les frais engagés par un dirigeant dans le cadre de ses fonctions peuvent être remboursés par l’entreprise. Cependant, d’un point de vue fiscal, ces remboursements ne sont pas neutres : ils sont généralement considérés comme des éléments de rémunération et soumis à l’impôt sur le revenu.
Quand les remboursements peuvent-ils être requalifiés ?
L’administration fiscale peut considérer que certains remboursements constituent des revenus distribués, imposables comme des revenus de capitaux mobiliers, dans trois situations principales :
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Absence de comptabilisation claire : si le remboursement n’est pas correctement enregistré en comptabilité comme un remboursement de frais professionnels.
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Montant disproportionné : si le remboursement, combiné avec les autres éléments de rémunération, dépasse un niveau jugé raisonnable.
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Pas de lien avec les fonctions de dirigeant : si le versement ne correspond pas à des dépenses réellement liées aux missions exercées par le dirigeant.
Que se passe-t-il en dehors de ces cas ?
Même sans justificatifs détaillés, les remboursements de frais professionnels restent considérés comme des traitements et salaires. Le critère clé est que les dépenses remboursées soient directement liées aux fonctions exercées par le dirigeant. Tant que ce lien est établi, le remboursement ne sera pas requalifié en revenu distribué, même si les justificatifs sont incomplets.
Bonnes pratiques pour sécuriser la fiscalité
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Enregistrer systématiquement les remboursements dans la comptabilité.
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S’assurer que les montants remboursés sont cohérents avec les fonctions exercées.
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Conserver les justificatifs pour justifier la nature professionnelle des dépenses.
En suivant ces principes, les dirigeants peuvent se prémunir contre toute requalification fiscale et sécuriser le traitement de leurs remboursements de frais professionnels.